成功するISO

ISOって、ウソの書類を作ったりするんですか?

偽装するという話はめったに聞きませんが、記録をさかのぼって作成するという話は方々から聞こえてきます。


俗に、“USO800(嘘八百)”と揶揄(やゆ)されるISOですから、こういった質問が出てきても仕方のないことかもしれません。


ISOでは、作らなければいけない書類については規格にきちんと定められています。そして会社側が独自に必要と判断した書類も追加できます。


さらに、これらの書類は「いつ」「だれ」が作成するのかをあらかじめ明確にしておきますので、それ以外の書類を新たに作ったり、それを審査の際に見せたりする必要は全くありません。


おそらく、頂いたご質問の“ウソの書類”というのは、以下のような状況を指しているのだと推測します。


「作っておかなければいけないISOの記録があったのだが、忙しかったので作る暇がなかった。これから作ろう…」


もっとひどいと、


「記録を作るのが面倒なので、この案件はISO上存在しなかったことにしておこう…」


といったケースです。


私もお客様から、


「あそこの会社、来週ISOの審査があるから、記録作りでてんやわんやだってさ」


という話を耳にすることがあります。


ISOの世界では、業務の要所、要所で何らかの記録を残しておくことが求められます。それを作っていなかった、改めて作るのは大変だというわけです。


ISOは問題が起きたこと自体を決して責めません。起きた問題に対してきちんと改善策を講じていればO.K.なのです。


この場合も、「かくかくしかじかの理由で、記録を作っていなかった。いついつまでに完成させる」ということを明らかにして、実際にその通りにすれば、審査で何ら不都合は生じません。


何も審査前に慌てて徹夜までして記録を作る必要はありません。記録の出来上がりが審査の後になっても構わないのです。


こういった珍事が起きるのも、やはり完璧さを求めるがあまり、非現実的な仕組みを作ってしまったのが最大の原因でしょう。


現実とかけ離れた仕組みを作ってしまったがために、現実の仕事とISOの仕事を別々にやるような事態になってしまったのです。(いわゆるダブルスタンダード)


これでは、社員さんはたまったものではありません。普通の2倍働いているようなものですから。


万年現状維持の仕事のやり方も厄介な問題ですが、社員さんのレベルをはるかに超える仕組みも大きな問題を引き起こします。


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